Você já se deparou com documentos oficiais do governo e se perguntou por que eles são escritos de uma forma específica? Ou talvez tenha se sentido confuso sobre como redigir um memorando ou um ofício de maneira apropriada. Seja você um servidor público, ou um estudante para concursos, precisa entender como a redação oficial funciona e estar por dentro de todos os detalhes.

Venha conhecer a redação oficial, desvendar o que a torna única, sua importância, técnicas e quando utilizar. Esteja atualizado de cada particularidade relacionado à redação oficial e domine este tema.

Venha entender esse assunto conosco, acompanhe o texto abaixo.

O que é redação oficial?

Redação oficial é a forma de comunicação escrita utilizada entre si pelos órgãos da administração pública e também com os cidadãos.

Os documentos oficiais podem se manifestar em diferentes formas, como:

• Ofícios;

• Memorandos;

• Atas;

• Relatórios;

• Pareceres.

Cada tipo de documento oficial existente tem uma finalidade específica e uma estrutura própria, que devem ser respeitadas pelo redator. Além disso, a redação oficial deve seguir um modelo de diagramação que facilite a leitura e a compreensão de todo o texto.

Essa forma de escrita é um instrumento importante para o exercício da cidadania, pois permite e possibilita que os cidadãos tenham acesso às informações e aos serviços públicos de forma clara e objetiva.

Por isso, é fundamental que os servidores públicos dominem as técnicas de redação oficial e as apliquem adequadamente em suas atividades profissionais.

Quais são os princípios e finalidades da redação oficial?

A redação oficial é uma forma única de comunicação escrita usada por instituições governamentais para garantir que documentos sejam claros, precisos e apropriados para o ambiente administrativo.

Para atingir esses objetivos, ela se baseia em uma série de princípios e finalidades que orientam sua estrutura e conteúdo. 

Clareza

A redação oficial deve ser compreensível para o destinatário, sem deixar dúvidas sobre o seu conteúdo ou a sua intenção. Ela deve usar uma linguagem simples, direta, objetiva e precisa, evitando termos técnicos, estrangeirismos, gírias ou expressões vagas.

Objetividade

Os documentos devem se concentrar nos fatos e nas informações relevantes, evitando linguagem excessivamente subjetiva, emotiva ou opinativa.

Formalidade

Essa modalidade de escrita é caracterizada por seu tom formal e respeitoso. Deve-se evitar o uso de gírias, expressões coloquiais ou informais. A linguagem deve ser adequada ao ambiente institucional.

Impessoalidade

Nos documentos oficiais não se usam a primeira pessoa do singular (eu) e do plural (nós). Em vez disso, empregam uma linguagem impessoal, utilizando, por exemplo, a terceira pessoa do singular (ele/ela) ou construções que evitem referências diretas a quem escreve.

Concisão

A redação oficial deve ser breve e sintética, sem perder a qualidade ou a completude da informação. Ela deve evitar palavras ou frases redundantes, excesso de adjetivos ou advérbios, períodos longos ou complexos.

Uniformidade

Para manter a consistência e a padronização, a redação oficial segue modelos de documentos preestabelecidos. Esses modelos fornecem estruturas específicas que facilitam a compreensão.

Legalidade

É estipulado que os documentos oficiais devem estar em conformidade com a legislação vigente. Seguindo os procedimentos estabelecidos pela lei para emitir documentos, como portarias e decretos.

Publicidade

Muitas vezes, visa-se à divulgação de informações para o público em geral. Nesse caso, a publicidade é um princípio importante, garantindo que os cidadãos tenham acesso às decisões e informações governamentais de forma transparente e de fácil entendimento.

Oficialidade

Por último, mas não menos importante, estes documentos têm caráter oficial, ou seja, são emitidos por instituições autorizadas e têm valor legal. Eles são usados para registrar decisões, acordos e informações relevantes em âmbito governamental.

Estes são os princípios e finalidades que norteiam a redação oficial, tornando uma ferramenta eficaz na comunicação do governo e nas interações dentro do setor público.

Qual é a estrutura padrão de uma redação oficial?

Essa é uma questão que é preciso ter o dobro de atenção, pois pode haver algumas variações de acordo com a natureza do documento e as normas específicas de cada instituição.

Mas, de forma geral, a redação oficial segue uma estrutura convencional composta pelos seguintes elementos:

Identificação

No início de um documento oficial, é comum conter informações que identificam o remetente, o destinatário e o assunto. Isso geralmente inclui o:

• Nome da instituição;

• Logotipo;

• Título do documento (como memorando, ofício, carta etc.);

• Data de emissão;

• Número de registro ou protocolo.

Preâmbulo

O preâmbulo é uma seção da redação oficial que contextualiza o documento. Ele pode ter uma breve introdução ao assunto, referências a documentos anteriores relacionados ao tema e outras informações para situar o destinatário.

Texto principal

O texto principal é onde o conteúdo principal do documento é apresentado. Geralmente ele abrange:

• Informações;

• Instruções;

• Solicitações;

• Relatórios;

• Análises;

• Decisões.

Ou qualquer outra informação relevante para o propósito do documento. Ele deve ser organizado de maneira lógica, com parágrafos bem estruturados e concisos.

Considerações finais

Após a apresentação do conteúdo principal, é comum englobar uma seção de considerações finais com:

• Resumos;

• Conclusões;

• Recomendações;

• Ações a serem tomadas.

Essa parte ajuda o destinatário a extrair as informações mais importantes do documento.

Encerramento

O encerramento é a parte do documento em que trazem as saudações finais, como “atenciosamente” ou “cordialmente”, seguidas do nome e do cargo do remetente.

Anexos e referências

Se o documento faz referência a anexos, relatórios, regulamentos ou outros documentos relacionados, é importante mencionar eles nesta parte.

Identificação do destinatário

No final do documento, é importante acrescentar as informações de identificação do destinatário, como nome, cargo e departamento. Isso garante que o documento seja direcionado ao destinatário correto.

Identificação do remetente

Por fim, o documento oficial pode conter informações adicionais de identificação do remetente, como nome completo, cargo, departamento e informações de contato.

4 dicas para seguir na redação oficial

1. Conheça as normas e diretrizes

Antes de começar a redigir qualquer documento oficial, é fundamental que você esteja familiarizado com as normas e diretrizes específicas da sua instituição ou órgão governamental.

Isso inclui saber qual é o:

• Formato padrão;

• Informações de identificação que devem ser incluídas;

• Quais saudações finais são apropriadas;

• Como os documentos devem ser arquivados.

Muitas instituições têm manuais de redação oficial que servem como guia. Verifique e entenda as orientações para que você possa seguir exatamente o que está sendo solicitado.

2. Se atente a linguagem

Evite o uso de expressões coloquiais, gírias, abreviações, estrangeirismos e jargões técnicos. Prefira termos simples, claros e precisos, que não geram ambiguidade ou confusão.

3. Seja respeitoso e profissional

Mantenha um tom respeitoso e profissional ao redigir documentos oficiais. Use saudações finais adequadas e evite linguagem ofensiva ou informação desnecessariamente pessoal.

4. Revise sempre

Antes de finalizar o documento, revise-o cuidadosamente em busca de erros gramaticais, ortográficos e de digitação. Garanta que todas as informações estejam corretas e atualizadas. Além disso, verifique se a formatação está de acordo com as normas estabelecidas.

Como se aprofundar no tema redação oficial?

Leitura de manuais e guias oficiais

Uma maneira útil de se aprofundar no tema é ler manuais e guias de redação oficial emitidos por órgãos governamentais. Eles geralmente contêm orientações detalhadas sobre padrões e práticas aceitáveis.

Prática constante

A prática é essencial para melhorar suas habilidades. Escreva regularmente documentos como ofícios, memorandos e relatórios, buscando sempre aplicar os princípios da redação oficial.

Revisão e feedback

Peça a colegas ou profissionais experientes para revisarem seus textos e fornecer feedbacks construtivos. Isso pode te ajudar a identificar áreas de melhoria e vícios na escrita que devem ser evitados.

Cursos específicos

Participar de cursos online especializados, como o Curso Online Redação Oficial e Elaboração de Relatórios e Pareceres aqui do Educamundo, é uma das melhores formas de aprofundar seus conhecimentos.

Em um curso online como este, você terá um direcionamento lógico, que te leva do básico ao avançado, passando por todos os itens que compõem uma boa redação oficial, além de ter acesso a exercícios e área para tirar dúvidas com nossos professores especialistas.

Por fim, compreender a importância da redação oficial é fundamental, pois essa habilidade desempenha um papel essencial na comunicação governamental e no funcionamento do setor público.

Dominar os princípios, finalidades e estrutura da redação oficial é um passo crucial para garantir que documentos sejam claros, precisos e adequados ao ambiente administrativo.

Portanto, ao aprimorar suas habilidades de redação oficial, você estará preparado para enfrentar os desafios e responsabilidades que o setor público demanda.