Está com dificuldades para resolver suas tarefas no prazo? Leia este artigo e aprenda a fazer sua gestão de tempo.
Ter uma gestão de tempo para cumprir com as tarefas ao longo do dia pode parecer uma tarefa fácil. Porém, não é bem assim. É preciso contar com técnicas para ser eficiente. Afinal de contas,uma boa gestão de tarefas é essencial para você não sofrer com sobrecargas.
Quantas vezes você planejou algumas demandas e não conseguiu resolvê-las no prazo? Já desejou que o seu dia tivesse mais de 24h para dar conta das tarefas e passar um tempo com a família?
Essas são situações que muitos brasileiros vivem. Para se ter uma ideia, uma pesquisa feita pela International Stress Management Association constatou que 62% dos brasileiros se estressam por falta de tempo para cumprir com as demandas.
O fato é que tudo isso pode ser resolvido com uma boa gestão de tempo. É sobre esse assunto que falaremos neste artigo. Quer saber como você pode melhorar a sua produtividade? Então, continue a leitura!
O que significa gestão de tempo?
A gestão ou gerenciamento de tempo é uma estratégia que contempla técnicas para organizar as demandas pessoais e profissionais, aumentando a sua real produtividade. Afinal, nosso recurso mais valioso é o nosso próprio tempo – que é limitado. Concorda?
Podemos dizer, então, que a gestão de tempo é um processo de planejamento e priorização das tarefas que você precisa executar em um determinado período de tempo – seja ele um dia, uma semana ou até mesmo um ano.
Um bom gerenciamento de tempo permite que você entenda quais tarefas precisam ser realizadas primeiro, o tempo e recursos necessários para execução de cada uma delas – de forma que você de fato consiga concluir as tarefas que se propôs a realizar.
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Como identificar uma má gestão de tempo?
Falta de pontualidade
Ser pontual é um sinal de que está fazendo um bom trabalho no gerenciamento das suas horas. Porém, o contrário disso pode indicar má gestão de tempo.
Vez ou outra, algumas situações inesperadas acabam gerando atrasos. Contudo, se a impontualidade fizer parte do seu dia a dia, é preciso buscar entender se você está assumindo mais compromissos do que sua agenda comporta.
Pessoa multitarefa
Muitas pessoas querem “abraçar o mundo” e dar conta de tudo. Realizar tarefas simultâneas pode parecer algo positivo e produtivo. Porém, não é bem assim!
Ao fazer muitas coisas ao mesmo tempo, você corre o risco de não executá-las com a qualidade que desejava ou deixá-las incompletas. Logo, procure fazer uma coisa de cada vez – e fazê-la bem!
Saturação constante
Ter momentos de ansiedade, estresse ou exaustão é comum. Contudo, não é natural que esses sentimentos façam parte da sua rotina. Não acumule muitas tarefas e reserve um tempo para descansar e viajar com a família. Essas ações simples podem evitar que você desenvolva, por exemplo, a Síndrome de Burnout.
Em janeiro desse ano, a Organização Mundial da Saúde (OMS) incluiu a síndrome de burnout como fenômeno ocupacional na CID-11. Portanto, é imprescindível que você reserve um tempo na rotina para cuidar da saúde.
Qual a importância da rotina no meu dia a dia?
A rotina na vida de uma pessoa é fundamental, até mesmo para aqueles que não gostam de repetir atividades diárias.
O importante é que os seus dias sejam consistentes. Ou seja, eles precisam ser semelhantes para que o cérebro e o corpo entendam os momentos de produtividade e descanso.
Veja alguns benefícios de uma rotina com boa gestão de tempo:
Aumenta a produtividade;
Diminui a ansiedade;
Regula o relógio biológico;
Ajuda a formar hábitos;
Mantém o humor constante.
Quais são as dicas práticas para uma boa gestão de tempo?
Agora que você já sabe a importância da gestão de tempo para a sua saúde e o seu dia a dia, chegou a hora de conferir algumas dicas práticas para fazer a sua. Confira!
Agende tarefas
O primeiro passo para programar o seu dia é fazer um planejamento das suas tarefas. Comece pelas mais importantes e defina o tempo destinado a cada uma, de acordo com o nível de exigência. Alguns aplicativos podem ajudar você nesse planejamento.
Ferramentas para gerenciamento de tarefas e de tempo
O Trello é uma ótima ferramenta para gerenciar seus projetos em lista. É bastante versátil e pode ser ajustada de acordo com a sua necessidade. Principalmente, se você precisar gerir uma equipe com muitas pessoas. Aposte no Trello.
Você é do tipo de pessoa que se perde nas demandas do dia? Então, o Todoist é a plataforma ideal. Esse aplicativo permite que você crie listas de tarefas organizadas por prazos e níveis de prioridade.
Evernote é um aplicativo de organização e controle de metas. Com ele, você irá conseguir organizar seu dia de acordo com a ordem de prioridades. Perfeito, não é mesmo?! Dentro da própria plataforma é possível salvar e compartilhar arquivos como fotos, anotações, pautas de reuniões e muito mais.
Organize intervalos
O descanso é primordial para dar conta de todas as suas demandas diárias. Você precisa programar algumas pausas entre uma tarefa e outra para descansar. Caso contrário, você não terá criatividade e disposição para cumprir com seus compromissos.
Uma boa técnica para isso é a Metodologia Pomodoro.
Ela é utilizada justamente para gerir o tempo gasto entre suas atividades diárias. A cada tarefa de 25 minutos realizada, dê uma pausa de cerca de 5 minutos. Após 4 períodos de atividades, pare por até 30 minutos.
Evite sobrecarga de trabalho
Como falamos anteriormente, ser uma pessoa multitarefa só é positivo se você realmente der conta disso. Se esse não é o seu caso, evite muitas obrigações para não ter exaustão ou frustração por não cumprir com as tarefas.
Defina prazos
Ao assumir uma demanda, defina um prazo para entregá-la. Lembre-se de colocar um tempo que concorde com o nível de dificuldade. Não estipule um limite que você não dê conta.
A Matriz de Eisenhower pode ser a ferramenta ideal para você organizar suas tarefas.
Com essa ferramenta, você consegue entender qual das suas tarefas precisa ser realizada primeiro.
Como utilizar a Matriz de Eisenhower para priorizar tarefas
Funciona assim: a matriz é dividida em quatro seções com dois eixos, sendo um de urgência e outro de importância. Os quadrantes são separados de acordo com sua prioridade.
Isso quer dizer que há tarefas que são importantes e urgentes ao mesmo tempo: ou seja, você precisa realizá-las de imediato!
Por outro lado, tem as que não são importantes e nem urgentes – e podem esperar para serem feitas.
Separando dessa forma, você terá ideia do que é prioridade e o que não é.
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A gestão de tempo faz com que os seus dias se tornarem mais produtivos, sem prejudicar a sua saúde mental e física. Por isso, é fundamental que você organize a sua rotina para não sofrer com sobrecarga, estresse e cansaço.
Aqui no Educamundo, temos o Curso Online Administrando Melhor o Tempo. Ao fazê-lo, você aprenderá sobre métodos comprovados de gestão de tempo.
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Agora que você já sabe como montar a sua programação de tarefas, que tal conhecer dicas para ter mais produtividade no trabalho?
