Avanços tecnológicos, instabilidade econômica, mudanças fiscais, novos modelos de negócio e segmentos de mercado foram fatores determinantes para que as organizações procurassem por novas formas de se manterem em terra firme nas últimas duas décadas. Por outro lado, os avanços tecnológicos deram, também, mais acessos para informação e o conhecimento, resultando em profissionais mais capacitados e prontos para atender às demandas dessas organizações.
No ramo da administração não foi diferente, precisou-se mais do que nunca, fornecer meios para que as empresas se mantivessem competitivas, economicamente viáveis e sustentáveis. Áreas de gestão como: da informação, do conhecimento, de projetos, dentre outras ganharam muita força e conseguiram ajudar diversas organizações a alavancar os seus negócios. Assim, começamos o assunto principal deste post, que é falar uma mais detalhado sobre gestão de projetos, uma área que tem grande capacidade para otimizar e organizar novos e antigos negócios.
Abordaremos aqui tópicos decisivos para que você entenda melhor o que é gestão de projetos e de que forma ela pode ajudar organizações a serem mais produtivas e, a enfrentar novos desafios do mundo dos negócios. Todos os temas que abordaremos são parte dos módulos do curso online Gestão de Projetos do Educamundo.
Ao longo do texto também daremos dicas de outros cursos online relacionados e você verá um cenário de possibilidades de uma carreira promissora no campo administrativo.
Após introduzir à gestão de projetos, o curso online vai, gradativamente, aprofundando os conceitos e fundamentos, além demonstrar técnicas práticas que ajudam na busca por um gerenciamento realmente efetivo. Acompanhe conosco!
O que é um projeto
Um projeto é um esforço temporário no qual se empreende tempo e recursos para a criação de um serviço, produto ou resultado exclusivo. Tem data de início e de término. Um curso online, por exemplo, é um projeto, tem data para iniciar, uma previsão de término e entrega um resultado exclusivo: o aprendizado no tema proposto.
De acordo com o Guia PMBOK, que reúne áreas do conhecimento, ferramentas e técnicas padronizados, o sucesso de um projeto se mede pela qualidade do produto e do projeto em si, pela pontualidade, grau de satisfação dos clientes e cumprimento do orçamento.
O que é gestão de projetos e de que forma impacta nas organizações
Com as várias transformações ocasionadas por acontecimentos naturais nos ciclos econômicos, somadas a um mercado turbulento e competitivo, conforme vimos acima, é preciso que alguns fatores direcionem as organizações por um caminho próspero. Tais fatores consistem em: capacidade de adaptação aos novos cenários; agilidade nos processos; e planejamento direcionado às estratégias e tendências de gestão de projetos, a fim de viabilizar as metas que serão estipuladas.
Isso nos leva ao tema inicial de nosso curso de gestão de projetos, que é dar os conceitos iniciais aos alunos, para que, a partir disso ele passe a entender melhor o que um projeto significa e que diferença faz na vida das organizações. Lembrando que a introdução à gestão de projetos é essencial para formar a base do conhecimento nesse tema.
A partir da necessidade de acompanhar todas as mudanças e manter a busca por resultados, as organizações perceberam que era necessário habilidades para lidar com os novos cenários que passaram a se apresentar. A resposta a essa necessidade foi: gerir os projetos da empresa de forma assertiva.
Se ainda era confuso entender o que é gestão de projetos, já deu para se ter uma ideia, mas vamos reforçar: é a aplicação de técnicas, habilidades e conhecimentos na projeção de atividades com o objetivo de atingir as necessidades e expectativas das partes envolvidas. A criação de um site, uma nova campanha publicitária, o lançamento de um novo produto, dentre outros, são exemplos de projetos e, para que sejam bem sucedidos, precisam de gerenciamento.
Diferença entre projeto e programa
A introdução à gestão de projetos é a porta de entrada para quem está começando no tema, então é imprescindível que se aprenda os conceitos e os termos técnicos utilizados para definir cada prática, ferramenta etc. Sendo assim, há uma definição que deve ficar bem clara para não gerar confusão: projeto e programa.
Um programa é um conjunto de projetos e atende a um objetivo de estratégia da organização. Fica fácil de entender assim: a empresa tem como estratégia para 2018 criar um programa de redução de custos. A meta é reduzir 15%. A partir daí serão criados projetos para que a meta seja atingida. Esse é um projeto que cria resultados. No curso de gestão de projetos, você terá contato com outros exemplos de projetos: os que criam serviços e produtos.
Quando a organização cria um programa – ou mesmo um projeto solo – será necessário que se planeje as ações. Como tudo está interligado, o gestor e também a equipe têm que ter conhecimento sobre como funciona um planejamento eficiente – isso remete ao fato de que uma capacitação em planejamento estratégico será muito bem-vinda.
Nossa dica é que ao fazer um curso online sobre gerência de projetos, você aproveite que terá acesso a todos os cursos a distância do pacote master do portal, e faça todos que têm a somar para a sua formação na área em questão.
Fundamentos de gerenciamento de projetos
O gerenciamento de projetos tem fundamentos que formam a base precisa para se conhecer a fundo as áreas de conhecimento do Guia PMBOK. Dando continuidade aos temas tratados em nosso curso de gestão de projetos online , vamos dar uma breve definição sobre o Guia PMBOK e a seguir ver os fundamentos da gestão de projetos.
O Guia PMBOK não é uma metodologia, e sim uma ferramenta que traz as principais diretrizes para que uma empresa implemente, de forma produtiva e eficiente, fluxos para conduzir seus projetos. Ele abrange dez áreas de conhecimentos específicas, que citamos acima como "fundamentos". A seguir veremos algumas dessas áreas – o material completo você terá disponível em nosso curso de gestão de projetos.
Gerenciamento do escopo
Escopo é o trabalho a ser realizado para entregar o serviço, produto ou resultado, dentro do prazo estipulado e de acordo com as funções e características especificadas. O escopo é representado em uma estrutura chamada EAP – Estrutura Analítica do Projeto, que pode ser representada de forma gráfica.
As entregas e decomposição do projeto são definidas em pacotes de trabalho e seguem um sistema de numeração que indica o nível em que cada elemento da EAP se encontra.
Os pacotes de trabalho se referem aos agrupamentos de atividades conforme a necessidade do projeto. É o nível mais baixo de uma EAP e possui critérios de aceitação, custo, duração e atividades que devem ser documentadas.
Gerenciamento da integração
A integração é fator essencial para que o projeto caminhe conforme o que foi planejado. O gerenciamento dessa área tem a complexa missão de integrar custos, recursos, escopo, tempo e outras áreas de conhecimento dentro de um projeto. Nesse gerenciamento é importante envolver toda a equipe participante do projeto, apesar de ter a liderança do gestor de projetos.
Esse envolvimento resultará em uma melhor comunicação e sincronização sobre tudo o que está acontecendo. Se não houver essa integração e, consequentemente, a comunicação, podem acontecer conflitos. Um exemplo: um recurso (uma sala, por exemplo) ser alocado para duas tarefas diferentes no mesmo horário – por que não houve comunicação entre o gerente de projeto e o gerente funcional.
Nota-se a importância da comunicação nesta fase de integração. Como é uma das áreas de conhecimento do gerenciamento de projetos, a comunicação será também trabalhada em nosso curso online Gestão de Projetos. Além disso, é tema específico de outros cursos a distância do portal, que servem como reforço no assunto e ajudam a preparar profissionais de qualquer campo de atuação.
Gerenciamento do tempo
O gerenciamento do tempo inclui processos que assegurem o tempo previsto para a conclusão do projeto. O ideal em todo projeto é que as atividades fiquem dentro do prazo que consta no cronograma e com margens de erro cada vez menores. Atrasos na conclusão de projetos resultam em custo comprometido e retardam a entrega dos produtos/serviços/resultados, por exemplo. Por isso é imprescindível que o planejamento seja bem feito e o cronograma elaborado de forma criteriosa.
Um dos principais problemas em um planejamento é que ele esboça uma meta a ser perseguida sem que antes tenha sido estudada a sua viabilidade. Outro grande problema é que, ao montar o organograma, se considera o tempo de disponibilidade das pessoas o integral, ou seja, 8 horas ou 6 horas (dependendo da jornada do funcionário). Só que os funcionários não se dedicarão esse tempo ao projeto, pois deve considerar todas as variáveis: necessidades fisiológicas, atender/dar um telefonema e outras.
Gerenciar o tempo é imprescindível não só em gestão de projetos, mas no trabalho administrativo de forma geral. Entre os cursos online com certificado do portal, há um que se dedica somente a essa temática e ensina excelentes práticas para administrar o seu tempo. Vale muito a pena conhecê-lo e considerá-lo como apoio ao curso de gestão de projetos online.
Gerenciamento de Custos
Este gerenciamento é o processo que estima, aloca e controla o que se gasta em um projeto. Ele ajuda as empresas a projetarem suas despesas futuras, com o objetivo de não ultrapar o seu orçamento. Os custos são calculados durante o planejamento e precisam ser aprovados antes que comecem os trabalhos. Na conclusão do projeto, com tudo registrado, deve haver uma comparação do que foi orçado com os custos reais, o que facilitará projetos futuros e estimativas de budget (orçamento).
O gerenciamento de custos se subdivide nas fases de planejamento, estimativa, orçamento e controle de custos. Esse aprofundamento nesta área é feito no curso de gestão de projetos online, que trabalha de forma bem detalhada cada aspecto das fases da gestão de projetos.
Gerenciamento da qualidade
A gestão da qualidade visa assegurar que tudo que se planejou foi devidamente cumprido e que resultará no cliente satisfeito. Uma grande parte dos projetos são mal sucedidos em virtude de processos fracos e desalinhados, por vários motivos: a estimativa de custos baixos, gerenciamentos inadequados, mau planejamento, entre outros. Por isso é essencial adotar a gestão de qualidade e criar processos internos e com metodologia única de trabalho, que padronizam e otimizam os processos, facilitando o monitoramento e controle dos indicadores de desempenho. Essas ações, quando bem planejadas e implementadas, impactam diretamente na produtividade das equipes de trabalho.
A gestão da qualidade é amplamente utilizada nas organizações, no geral ou em aspectos específicos, como na gestão de projetos. Para aprimorar os saberes nesse assunto, temos cursos a distância que capacitam, atualizam e aperfeiçoam com excelência.
Além disso, nossos cursos online com certificado podem ser seu aliado nos estudos se você está se preparando para concorrer a um cargo público. Cursos online proporcionam o estudo da gerência de projetos para concursos públicos, e também podem ajudar na prova de títulos, se forem contemplados no edital.
Metodologias de projetos: tradicional ou ágil?
Seguindo na grade de conteúdo do nosso curso online Gestão de Projetos, chegamos às metodologias – todos os tipos de técnicas e ferramentas que dão suporte ao trabalho no projeto e ajudam alcançar objetivos específicos.
As metodologias tradicionais são inspiradas nas padronizações do PMBOK, já as ágeis têm como seu principal representante o SCRUM, um framework que emprega vários tipos de ferramentas para gerenciamentos de projetos diversos. Este último tem características bem peculiares, que fogem totalmente às apresentadas pelos métodos tradicionais – o que veremos a seguir.
As diferenças entre os métodos ágeis e os tradicionais são identificados em três aspectos principais:
Quanto ao foco
Tradicionais: focam nos processos, principalmente no monitoramento e no andamento do projeto;
Ágeis: focam no trabalho de colaboração, se concentrando nos esforços da equipe.
Quanto ao valor
Tradicional: define que só há progresso e valor real entregue quando há a entrega dos projetos como um todo;
Ágil: possibilita a entrega de uma parte com o mínimo de funcionalidades, pois prevê que isso já atende parte das necessidades dos clientes.
Quanto aos processos
Tradicional: rígidos, com o mínimo de flexibilidade e bastante burocráticos;
Bastante flexibilidade no planejamento e liberdade para alterações. A semelhança entre as duas metodologias é que ambas buscam a otimização dos projetos. Muitas empresas costumam mesclar os métodos, dependendo da meta que quer alcançar.
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Ficou com alguma dúvida sobre o que é gestão de projetos e para que serve? Tem alguma sugestão ou comentário? O espaço é seu, divida conosco suas impressões e compartilhe nosso artigo com seus amigos. Boa sorte e até o próximo!
