Você já parou para pensar que o Pacote Office faz parte de vários momentos da nossa rotina de trabalho? Os aplicativos atendem diversas necessidades do nosso dia a dia da área de informática e auxilia profissionais de diferentes segmentos.

O Pacote Office 2016 inclui 9 programas no total, mas vamos citar aqui apenas 5. São eles o Word, Excel, PowerPoint, Access e o Outlook. Todos eles fazem parte da família Microsoft, que é a empresa desenvolvedora. 

O Word é um processador e editor de textos, o Excel é muito usado para criação de tabelas e funções de cálculos matemáticos, PowerPoint para apresentações visuais com diversos recursos de personalização, efeitos e animações.

O Access é um banco de dados e o Microsoft Outlook, que veremos hoje, é um serviço gratuito de e-mail, gerenciamento de contatos, agenda e calendário.

Como surgiu o Pacote Office e o Outlook?

O Bill Gates, dono da Microsoft, fez o primeiro anúncio do Pacote Office em 1988 em Las Vegas, nos Estados Unidos. Entretanto as ferramentas só foram lançadas para o público em geral em meados de 1990 apenas com o Word, Excel e PowerPoint.

Já o Microsoft Outlook foi anunciado em 2012 e a partir de 2013 a ferramenta tomou o lugar do Hotmail, que era até então o principal correio eletrônico da empresa. Com o passar dos anos a Microsoft começou a integrar mais os seus programas uns com os outros e hoje o Outlook consegue interligar com outros serviços da companhia como por exemplo o OneDrive e o Skype.

A Microsoft também oferece o serviço Outlook Express, mas ele funciona basicamente como um correio eletrônico que apenas recebe e envia e-mails. Já o Microsoft Outlook, além dessas funções, trás opções de calendário completo, um gerenciador de contatos, gerenciador de tarefas, agenda e um campo de anotações.

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Apresentação do Outlook

Para usar as ferramentas é preciso que o usuário entre no site oficial da Microsoft e compre a licença do pacote. Após fazer isso é só procurar o programa no menu "iniciar" do seu computador, depois buscar o aplicativo "Outlook".

O Outlook facilita muito os usuários do Pacote Microsoft Office por ter uma grande integração entre os programas e pela rapidez em gerenciar e-mails, contatos, agendas e calendários. O programa vai além de ser um simples aplicativo de envio e recebimento de mensagens, já que possui vários recursos para organização e automatização de tarefas.

Aqui vamos apresentar 7 recursos disponíveis no aplicativo para você deixar o seu Outlook melhor e mais fácil de usar.

1. Filtros Automáticos

Você pode criar filtros automáticos para que cada mensagem recebida vá para uma pasta específica daquele assunto. Essa função, conhecida como "regras", ajuda muito na organização, já que vai impedir que sua caixa de entrada fique cheia de e-mails de diferentes assuntos. Por exemplo, pode-se criar uma regra para que e-mails de trabalho vão diretamente para uma pasta chamada "Trabalho" e que e-mails familiares vão para uma pasta "Família". 

2. Etapas Rápidas

Com esse recurso você pode criar respostas automáticas, mover alguns e-mails para outras pastas, enviar mensagens aos seus contatos, dentre outras opções. A opção "Etapas Rápidas" funciona de forma parecida com os filtros automáticos, só que você pode acionar o recurso apenas quando quiser.

3. Assinaturas

Com o Outlook você pode criar de forma muito fácil uma assinatura para suas mensagens. Esse recurso é muito usado para e-mails profissionais para conter todos os dados do remetente como nome, telefone, site da empresa etc.

4. Calendário

Com o programa você pode organizar a sua vida. É possível marcar datas importantes no calendário e ainda compartilhar essas datas com os seus contatos. 

5. Reunião

Além de criar reuniões dentro do seu Outlook, você pode enviar essa reunião por e-mail para os seus contatos. Legal né? 

6. Grupos de contato

Se você sempre envia e-mails para as mesmas pessoas, pode criar grupos de contato para facilitar essa tarefa. Assim você envia um único e-mail para um grupo de pessoas de uma vez só.

7. Atalhos de teclado

É sempre importante conhecer alguns atalhos de teclado para agilizar o processo das tarefas no programa. Alguns exemplos: com as teclas "crtl + shift + M" você cria um novo e-mail, "ctrl + D" exclui um item etc.

Usando esses recursos você terá mais facilidade em criar tarefas no Outlook, além de dar mais rapidez a todo o processo. Com o curso online Pacote Office do nosso portal você vai aprender essas e outras dicas para ajudar a sua comunicação através do aplicativo e te manter sempre informado dos assuntos importantes.

Pelo Educamundo você também pode se capacitar com outros cursos online tanto de informática como de outras áreas do conhecimento.

Configurar uma conta de e-mail

Se você já tiver sua conta de e-mail sincronizada com o Outlook, ótimo. Caso contrário acesse a opção "arquivo", depois "adicionar conta". Vai abrir uma janela com duas opções, escolha "configuração manual ou tipos de servidor adicionais" e clique em "avançar".

Logo em seguida selecione "POP ou IMAP" e a partir daí preencha todos os campos disponíveis. Inclua seu nome, endereço de e-mail, tipo de conta, servidor de entrada e de saída, nome de usuário (conta completa de e-mail) e sua senha. Depois é só clicar em "avançar" que o programa irá fazer a configuração e sincronização do e-mail.

Importar e exportar dados

Você pode importar e exportar os seus dados do Outlook de uma maneira fácil com a versão do Pacote Office 2016. Para fazer o backup dos e-mails, por exemplo, clique em "arquivo", "configuração de conta", "gerenciar perfis". Vai abrir uma nova janela com algumas opções e você vai escolher "arquivos de dados". Dentro dele o Outlook vai apresentar todos os arquivos de dados que se tem no aplicativo.

Clique no primeiro nome que aparecer na lista e "abrir local do arquivo". A partir daí, na próxima janela que abrir, é só você pegar todos os arquivos e salvá-los onde achar melhor, pode ser em um pendrive, por exemplo.

Há também a opção de importar e exportar os seus filtros automáticos, que são conhecidos como "regras" no Outlook. Na aba "página inicial" clique em "regras" e depois "gerenciar regras e alertas". Na nova janela que aparecer clique em "opções" e "exportar regras" ou "importar regras". Fácil né?

Trabalhando com importação e exportação você não precisa passar pelo processo de configuração toda vez que for adicionar uma conta no aplicativo. Assim o processo fica muito mais rápido e fácil.

Esses e outros conhecimentos você encontra no curso Pacote Office da nossa plataforma, com ele você vai aprender mais sobre o Outlook e sobre as outras 4 ferramentas que fazem parte do pacote.

Se quiser aprimorar ainda mais o seu conhecimento, pode também fazer o Curso Online Word Básico‍ e o Curso Online Word Avançado‍. Com os cursos online com certificado do Educamundo você se atualiza e aumenta ainda mais as suas chances no mercado de trabalho. 

Escrever e enviar e-mails

Essa é a parte mais fácil do uso do Outlook, mas também é a parte mais importante de todo o processo. Com o seu programa aberto na aba "página inicial" clique em "novo email".

No campo "de" você pode escolher o seu endereço de e-mail em que deseja enviar a mensagem. No ícone "para…" você escolhe o endereço de e-mail do destinatário – caso esteja salvo nos contatos – ou digite o endereço no campo em branco.

Também é possível configurar a sua mensagem usando a barra de ferramentas, pode escolher uma outra fonte, cores diferentes e também anexar arquivos. Na aba "inserir" ainda tem a opção de anexar imagens, gráficos, tabelas, calendário, cartão de visitas.

Na barra de ferramentas, ainda na aba "opções" você pode adicionar o campo "Cco", que é "cópia oculta", ou seja, o endereço de e-mail que estiver neste campo não será visto pelos outros destinatários. Assim você aumenta a privacidade e a segurança dos endereços de e-mail que estiverem no campo "Cco".

Criar assinatura de e-mail

Para criar uma assinatura automática para que os destinatários recebam no fim da mensagem algumas informações suas como nome, telefone, blog, você deve estar ainda dentro da janela "novo email".

No menu "mensagem" vá na opção "assinatura". Clique em "novo" e digite um nome para essa assinatura. Assim que escolher um nome o campo para editar a assinatura irá abrir.

No penúltimo ícone dessa janela de edição, no canto direito, será uma opção para caso queira colocar uma imagem para sua assinatura. A partir daí só digitar todas as informações que gostaria que aparecesse para o seu destinatário. Depois de toda a configuração é só clicar em "ok".

Com essa assinatura automática você irá tornar o seu e-mail mais profissional e personalizado. Legal né? O mais importante de tudo é que esses aprendizados fazem parte do conteúdo do curso online Pacote Office. Você ainda pode aproveitar outros cursos online da plataforma para se qualificar.

Se quiser aprofundar ainda mais nos programas que fazem parte do Pacote Microsoft Office, você pode realizar também o $$excel‍. Com ele as suas planilhas e tabelas ficarão personalizadas, organizadas e com opções de vários recursos.

Calendário e agenda

Na página principal do Outlook encontramos na parte inferior a esquerda alguns ícones e entre eles está o calendário. Clicando em cima dessa opção o programa vai abrir o calendário para que você tenha diversos recursos como a criação de um novo compromisso, reunião, tarefa etc.

Assim que você clica em uma dessas opções, abre uma nova janela para criação do item e a possibilidade para enviar por e-mail caso clique em "convidar participantes". Também é possível verificar os feriados nacionais e aniversário dos contatos. Com isso você não perde nenhum evento, se organiza melhor para os compromissos do dia a dia e ainda compartilha essas informações caso necessite.

Ao lado direito do menu "calendário" encontramos o ícone de "agenda" para gerenciamento de contatos. Neste item é possível ver os contatos em ordem alfabética e você pode criar novos contatos, criar grupos de contatos, reuniões, compromissos juntamente com o(s) contato(s) escolhido(s).Também pode compartilhar os contatos com outras pessoas, tudo de maneira fácil e rápida.

Logo em seguida vem o menu de "tarefas" e depois opções de gerenciamento de "pastas", "atalhos", "opções de navegação" e "anotações". Os itens "tarefas" e "anotações" são outras formas de organizar a sua agenda de afazeres, criando lembretes para agregar ainda mais na rotina de trabalho ou estudos.

O Pacote Office 2016 aliou importantes recursos ao Outolook, como vimos neste artigo, com o intuito de auxiliar o dia a dia dos profissionais para manter a organização de compromissos, tarefas, agendas e outros serviços essenciais.

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Pacote Office: uma ferramenta completa

É muito importante salientar que o Pacote Microsoft Office se transformou em uma ferramenta essencial que consegue atender a demanda de diversos profissionais. São diferentes programas que auxiliam o trabalho de criação e edição de artigos, criação de banco de dados, tabelas financeiras, apresentações visuais e gerenciamento de e-mails.

A ferramenta conseguiu agregar diversas funções e recursos capazes de transformar, desenvolver, automatizar e informatizar as empresas de todo o mundo. Por isso mesmo em uma entrevista de emprego muitos recrutadores exigem de seus candidatos o conhecimento em Pacote Office.

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