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Por que a administração de materiais no setor público é importante?

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Por que a administração de materiais no setor público é tão importante?

Geralmente, quando falamos sobre administração de materiais ou controle e gestão de estoques, o primeiro pensamento que vem à mente é sobre como isso é importante nas organizações da iniciativa privada. 

No entanto, o setor público também demanda desses tipos de processos.

Pense na complexidade que é fazer a gestão de materiais da rede da saúde ou da rede escolar? O volume de produtos que as compras públicas geram é muito grande. Além disso, há a parte burocrática, que também é mais complexa que no setor privado. 

Por isso, quem atua no setor público deve ter um bom conhecimento sobre tudo que se relaciona a esse assunto. 

É preciso compreender, sobretudo, que quanto mais conhece sobre o fluxo dos processos da administração de materiais, mais ágil pode tornar o trabalho em seu setor. 

Para proporcionar um pouco desse conhecimento aos interessados, nosso portal tem o Curso Online Administração de Materiais no Setor Público. 

Vamos falar um pouco sobre ele neste artigo. Acompanhe!

A importância da administração de materiais no setor público

O objetivo central da administração de materiais é maximizar o uso dos recursos materiais e patrimoniais na organização, evitando os desperdícios. No setor público isso se potencializa, pois mesmo que o setor não precise garantir vantagem competitiva como empresas do setor privado, há outro ponto essencial: envolve o uso do dinheiro público.

Para que isto aconteça adequadamente, é necessário ficar atento aos estoques de matérias-primas e insumos, além da gestão de compras e logística dos mesmos. 

Algumas das principais funções do controle de estoque são: determinar o que deve permanecer estocado, quanto se deve reabastecer e quando será necessário o material, o que não é tão simples, porque necessita de técnicas adequadas de controle.

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Aspectos importantes no armazenamento e controle de materiais

  • Planejamento de materiais: aqui é estudado o planejamento plurianual e seus aspectos fundamentais e também como é feito o plano anual de contratações.

  • Compras no setor público: aqui são abordados os aspectos técnicos e legais das compras públicas, assim como a exigência de programas de integridade para contratação com a Administração Pública. 

  • Questões relevantes das compras públicas: este módulo traz a importância da especificação de itens para licitações, como é definido o preço de referência e como é elaborado o termo de referência. 

  • Questões de pós-compras: este módulo aborda os problemas que podem surgir após o encerramento das licitações, em momentos como os de entrega dos produtos. Pode alterar a marca do produto? E prorrogar a entrega? Isso é possível? Você saberá nesta etapa do curso. 

  • O almoxarifado no setor público: como é feita a gestão de materiais no almoxarifado? Quais os cuidados e os controles que se deve ter? Qual é o perfil do profissional de almoxarifado? Todos esses questionamentos são respondidos neste módulo. 

  • Gestão de estoques: nem precisamos apontar a importância da gestão de estoques no setor público, principalmente porque quando falamos em compras e estoques, estão falando do investimento do dinheiro público. Dessa forma, tudo que se quer é que essa gestão seja efetiva para que não haja desperdícios e dinheiro mal aplicado. 

  • Recebimento, armazenagem e distribuição: o último módulo mostra como pode ser feita a padronização de procedimentos como inspeção e conferência dos produtos recebidos. 

O uso da tecnologia no armazenamento e controle de materiais

Foi-se o tempo em que o controle de estoque era feito pelo tráfego de papéis entre fornecedor, empresa e cliente, o que tornava a comunicação muito lenta e sujeita a todo tipo de erros. Hoje, uma gestão de logística de sucesso deve contar com o uso da tecnologia para o controle de estoque.

Entre as principais vantagens do uso da tecnologia, podemos citar:

1. Reduz os erros

O uso de planilhas manuais acaba induzindo ao erro. Isso porque, nesse caso, todos os dados devem ser coletados e implantados manualmente pelos funcionários, ficando sujeito a erros humanos e à inserção de informações imprecisas do estoque.

Além disso, planilhas manuais tomam muito tempo do trabalho e nem sempre resultam em resultados reais, a recontagem é uma realidade nessas operações, o que aumenta o prazo de realização e custo. O uso de ferramentas tecnológicas reduz a chance de erros e confere precisão aos dados do estoque — primeiro passo para conquistar redução de custos.

2. Aumenta a produtividade

O ditado popular “tempo é dinheiro” nunca fez tanto sentido quando pensamos em controle e gestão de estoque. A contagem manual gera acúmulo de papelada desnecessária e faz com que outras atividades mais relevantes sejam deixadas de lado.

Soluções de contagem e conferência automatizada com parametrização feita especialmente para o seu negócio deixarão você e a sua equipe com tempo livre para focar em melhorias nos seus processos logísticos.

3. Garante segurança aos dados

A segurança da informação é um dos aspectos mais importantes para empresas de todo mundo atualmente. A quantidade de informação sigilosa e crucial para a operação do negócio que circula pelos corredores da organização aumentou consideravelmente e é preciso tomar medidas que protejam esses dados contra perdas e ataques criminosos.

4. Diminui o desperdício

Ao contar com a tecnologia para gerir o estoque e compras é possível ganhar autonomia nas decisões de trabalho.

Isso porque o comprador terá a poucos cliques todos os dados e informações para orçar quantidades e especificações adequadas. O histórico de movimentação trará clareza sobre o uso das mercadorias evitando que elas fiquem paradas e gerem perdas e, principalmente, prejuízos e problemas a quem espera a entrega dos produtos. 

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Esperamos que tenha gostado do conteúdo. Se quiser se capacitar em administração de materiais no setor público ou qualquer outro de nossos cursos online com certificado, saiba que terá uma qualificação de qualidade em seu currículo. 

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