Se você é concurseiro deve saber que em provas para cargos administrativos, planejamento estratégico (PE) e suas principais ferramentas administrativas são temas que sempre marcam presença.
Essa incidência faz com que esses temas mereçam bastante atenção, sobretudo por seus detalhamentos.
Por isso, fizemos um apanhado de informações sobre esses tópicos. Além disso, temos uma ótima indicação. Em nosso portal há o Curso Online Administração Estratégica, que também pode ser bastante útil em seus estudos e preparação para os certames.
Vamos lá?
A importância do planejamento estratégico nas organizações privadas e públicas
O planejamento estratégico é que diz quem é a empresa, que define sua missão, visão e valores e que norteia seus planos de ação.
A partir do planejamento estratégico, que como o próprio nome diz, é criado no nível estratégico das organizações é que o nível tático desdobra as metas em ações para colocar em prática junto ao operacional.
Para que esses desdobramentos aconteçam e fluam como o planejado e esperado são usadas algumas ferramentas administrativas do PE.
Aliás, essas ferramentas têm sido amplamente utilizadas em vários processos em que seja preciso avaliar a empresa e definir funções e encarregados, dentre outras finalidades, conforme você verá mais adiante.
Mas que ferramentas são essas e quais são as mais exigidas em concursos públicos? Veja a seguir.
Quais ferramentas administrativas estudar para provas de concurso?
Selecionamos três dentre as mais cobradas nos processos de seleção via concurso. Cada uma delas têm funções e características específicas.
Matriz SWOT
Também conhecida como análise SWOT, a matriz SWOT é a ferramenta que vai ajudar a empresa a encontrar e identificar forças (strenghts), fraquezas (weaknesses), oportunidades (opportunities) e ameças (threats).
Em português, essa análise é conhecida como FOFA, anagrama para as características citadas acima.
Quadrandes da matriz swot
A análise SWOT (ou FOFA) estuda:
- o ambiente interno: o conjunto de recursos físicos, financeiros e humanos que podem ser controlados. Nesse ambiente estão — e são levantados na matriz SWOT — os pontos fortes e as fraquezas da organização em relação aos concorrentes. Assim se consegue administrar de forma estratégica cada fator identificado, seja pera melhorias seja para reforçar o que está dando certo.
- o ambiente externo: sobre este ambiente a organização não consegue exercer controle, são coisas que dependem de fatores fora dos limites da empresa. No entanto, esse ambiente pode ser monitorado. O que se deve saber aqui é o que monitorar. Por exemplo: os fatores macro ambientais, como questões demográficas, políticas, econômicas e tecnológicas e os fatores micro ambientais, como consumidores, fornecedores etc., e a partir disso eliminar ou minimizar as ameaças e aproveitar as oportunidades para melhorar a produção, lucratividade, economia de recursos etc.
A partir da identificação e do levantamento dessas análises, é que se consegue desenvolver ações para fortalecer os pontos positivos, trabalhar nos pontos devem melhorar, identificar as chances de crescimento e onde há chance de aumentar as oportunidades.
A partir do levantamento de todos esses fatores se pode partir para os planos de ação. Nesta etapa se pode utilizar ferramentas como a 5W2H, que define o que fazer, quando será feito, por que e por quem será feito e como será feito.
Mas como saber o que deve ser feito primeiro? Aqui entra nossa próxima ferramenta.
Matriz GUT
Levantadas as informações, é hora de criar os planos de ação. No entanto, como saber o que fazer primeiro ou o que é mais urgente?
Para isso há uma ferramenta que ajuda a dar uma ideia de pelo que começar: a matriz GUT. Essa ferramenta separa e etiqueta como “gravidade”, “urgência” e “tendência” — daí o acrônimo GUT.
Passo a passo para implementar a matriz GUT
Ela funciona da seguinte forma:
- Os problemas são todos listados;
- Para cada um se atribui uma nota de 1 a 5 para gravidade, urgência e tendência. Exemplo: G=2, U=4, T=4;
- Os resultados dessas três variáveis são multiplicados: 2x4x4 = 32. Digamos que outro tenha tido as seguintes notas: 5x1x3 = 15. O que vai ser resolvido primeiro será o que teve a nota maior (32).
A partir daí se pode criar o plano de ação e usar a 5W2H, conforme falamos anteriormente.
Balanced Scorecard
O Balance Scorecard (BSC) ou “Indicadores Balanceados de Desempenho” foi criado por Robert Kaplan e David Norton, ambos professores alocados na Harvard Business School, na década de90.
Essa ferramenta inovou ao instigar um olhar sobre outras perspectivas que não somente a dos indicadores contábeis e financeiros para se ter sucesso no negócio.
O BSC norteia para que se enxergue as métricas de negócio de uma organização de forma balanceada e com uma relação de causa e efeito entre elas.
Pilares da metodologia BSC – Balanced Scorecard
A metodologia tem componentes como:
as perspectivas, que são, originalmente, quatro: financeira; clientes; processos internos; e aprendizado e crescimento;
os objetivos estratégicos, que definem o caminho que a empresa deve tomar e indicam uma resposta a um questionamento depois de um determinado período — como como estará a situação financeira da empresa no final do ano;
os indicadores chave de desempenho, que medem as perspectivas após os objetivos estratégicos serem estabelecidos.
Essas três ferramentas são as mais exigidas em concursos. Nossa dica é estudar bastante sobre elas. Para isso, você pode contar com nossos cursos, como o Curso Online Administração Estratégica e o Curso Online Balanced Scorecard.
Canvas – Business Model Canvas
O Business Model Canvas é uma ferramenta estratégica que permite aos empreendedores visualizar e estruturar o modelo de negócios de uma forma simples e eficiente. Composto por nove blocos, ele facilita a identificação de elementos-chave como proposta de valor, canais de distribuição, relacionamento com clientes, recursos essenciais, atividades principais, parceiros estratégicos, estrutura de custos e fontes de receita. Ao preencher cada bloco, o empreendedor pode ter uma visão holística do seu negócio, identificando oportunidades de melhoria e inovação, além de verificar a viabilidade do modelo.
Ciclo PDCA
O Ciclo PDCA (Plan-Do-Check-Act) é uma metodologia de gestão amplamente utilizada para promover melhorias contínuas nos processos de uma organização. Ele é dividido em quatro etapas:
- Planejar (Plan) onde se definem os objetivos e métodos;
- Executar (Do), onde as ações planejadas são implementadas;
- Verificar (Check), fase de monitoramento e análise dos resultados obtidos;
- Agir (Act), etapa de ajustes e correções com base nos resultados da verificação.
O PDCA é cíclico, permitindo que os processos sejam constantemente aprimorados e otimizados, contribuindo para a excelência operacional.
Gestão de Pessoas na Administração Pública
A gestão de pessoas na administração pública é essencial para garantir que os serviços oferecidos à população sejam realizados com eficiência e qualidade. Ela envolve práticas estratégicas e técnicas administrativas e organizacionais que visam desenvolver e motivar os servidores públicos, promovendo um ambiente de trabalho produtivo e colaborativo. Saber como liderar equipes e gerenciar talentos é fundamental para o sucesso de qualquer órgão público. Saber como liderar equipes e aplicar eficazmente o gerenciamento administrativo é fundamental para o sucesso de qualquer órgão público.
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A importância de habilidades de liderança para servidores públicos
No setor público, habilidades de liderança são essenciais para garantir a eficiência e o bom funcionamento das instituições. Servidores públicos que desenvolvem competências em liderança e técnicas administrativas e organizacionais estão mais preparados para tomar decisões estratégicas, coordenar equipes e implementar políticas de maneira eficaz, contribuindo para uma administração mais transparente e eficaz.
Além disso, o domínio do gerenciamento administrativo permite que esses líderes otimizem os recursos e melhorem a prestação de serviços.
Se você deseja aprimorar suas habilidades de liderança, indicamos o Curso de Liderança na Administração Pública, que oferece ferramentas práticas e teóricas para fortalecer seu papel como líder no serviço público.
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