O mundo muda e você precisa mudar junto: essa frase tem bastante significado no mundo do trabalho. As últimas três décadas, em particular, foram de profundas e marcantes transformações na vida de vários profissionais. Com o assistente administrativo não foi diferente – novas responsabilidades adquiridas ao longo do tempo deram mais espaço no mercado de trabalho a esse cargo.
Diversos campos de trabalho tiveram um aumento de automatização e tornou-se cada vez mais necessário controlar dados e utilizá-los para a redução de custos, otimização de resultados e aumento da produtividade. Esse cenário foi responsável por criar uma demanda crescente na oferta de vagas para assistente administrativo.
Microempreendedores e startups também esquentaram o mercado para essa profissão, e a tendência é continuar dessa forma, pois são negócios que movimentam a economia e têm acesso a incentivos fiscais – uma forma de cresceram e aumentarem a empregabilidade.
Todos esses cenários comprovam que estagnar na profissão não é uma opção ao auxiliar administrativo. Como peça-chave da estrutura operacional das organizações, precisa acompanhar as evoluções e mudanças em todos os seus setores.
Para o assistente acompanhar o ritmo dinâmico do meio corporativo é preciso estar em constante atualização, assim como para entrar nesse meio é necessário qualificar-se muito bem. Para te auxiliar, o Educamundo, que tem os melhores cursos online do país, incluindo um curso de assistente administrativo completo, com materiais criteriosamente selecionados por uma equipe pedagógica competente e dedicada.
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O novo perfil do assistente administrativo
O mercado tem buscado profissionais que acompanhem a rapidez com que transformações acontecem no mundo do trabalho. Dinamismo e disposição a mudanças são as principais características do perfil desejado – e bastante valorizado.
A economia é dinâmica, há sempre uma ou outra mudança na legislação e na área tributária, reformas trabalhista e previdenciária ou novas regras para o transporte de cargas – esses são exemplos de transições em vários segmentos e que impactam no trabalho do assistente administrativo, seja de forma direta ou indireta.
Novas áreas também pedem um profissional com um novo perfil, como sustentabilidade e gestão internacional, que ganharam espaço nas organizações nos últimos anos. Além dessas, campos bem mais específicos como o esportivo e o mercado de luxo também demandam um profissional com um olhar sobre novos tipos de clientes.
O assistente administrativo não é mais aquele que não tem voz, que apenas faz o trabalho que lhe é designado pelos superiores. Atualmente as organizações não esperam somente isso dele. O novo perfil sugere que sejam inovadores e que tenham uma boa capacidade para observar, sintetizar e interpretar dados (visão analítica), resolver problemas e desenvolver relações interpessoais. Com sua equipe não pode ser diferente, é preciso que todos estejam alinhados e o assistente/auxiliar administrativo deve entender e ter essa mesma capacidade para poder operar com eficiência.
Além disso, os avanços tecnológicos exigem cada vez mais dos profissionais. Se você acha que a grande mudança para um auxiliar administrativo foi a troca da máquina de escrever pelo computador, se engana.
A todo momento surgem novidades, como um novo aplicativo que pode tornar o trabalho mais fácil e eficiente. Apresentações, uma das responsabilidades do assistente, são um exemplo disso. Já está bem no passado o tempo em que o PowerPoint era a única opção – não que esteja obsoleto, mas há uma infinidade de outras opções. Buscar novas alternativas às tradicionais exige outras características do novo perfil desse profissional, como curiosidade, vontade de inovar e autonomia.
Outros perfis muito bem avaliados por recrutadores e empregadores:
Resiliência: enxergar problemas de forma otimista e não tratá-los como algo sem solução é a habilidade da pessoa resiliente. Ela pode até falhar, mas se apruma e volta a ser produtiva;
Liderança: empregadores querem colaboradores que acreditem no futuro da companhia e que tenham características, mesmo que sutis, de líder. O objetivo é que eles possam ascender e, com o tempo, serem capazes de gerir suas próprias equipes. Sabe-se que quem começa como auxiliar administrativo e se qualifica constantemente tem grandes chances de progredir na organização.
Essas várias interfaces levam a um só caminho: o da capacitação, atualização e aperfeiçoamento. Um curso de assistente administrativo, também denominado curso de auxiliar administrativo, fornece para pessoas da área e interessados um panorama completo sobre a carreira de assistente administrativo, mercado de trabalho, habilidades e competências necessárias para seu sucesso profissional.
Para aperfeiçoar tudo que se aprende nesse curso e compor o perfil ideal, o portal desenvolveu cursos online com certificado sobre áreas e competências específicas, como relacionamento interpessoal, marketing digital, liderança, empreendedorismo, gestão de pessoas e muitos outros.
Na sequência dos temas de nosso curso online vamos lhe mostrar outros aspectos importantes para o desempenho da profissão de assistente administrativo.
Dominando o tempo: os desperdiçadores e os administradores
Falta de tempo no trabalho pode ser uma desculpa para a falta de método ou de organização. Mesmo quem tem a preocupação em se organizar e criar formas de realizar seu trabalho dentro do prazo estipulado, pode se ver diante de uma série de aspectos que impossibilitam isso, os chamados "desperdiçadores de tempo".
Em nosso curso de assistente administrativo vamos identificá-los e mostrar como combatê-los, por meio da administração do tempo. É um assunto bem interessante de utilidade ímpar tanto para o auxiliar administrativo quanto para os demais colaboradores.
Quer conhecer alguns dos desperdiçadores de tempo?
Podem ter naturezas diversas, e muitas vezes a pessoa nem se dá conta de que determinada ação é um desperdiçador que causa um atraso em uma tarefa. Veja alguns tipos de desperdiçadores:
a) Os autogerados:
Desorganização: não ter uma metodologia de trabalho dificulta o desenvolvimento das tarefas dentro do prazo. É preciso que se tenha identificado, pelo menos, o que é prioridade e o que pode aguardar para ser feito depois.
Procrastinação: adiar tarefas pendentes nunca é uma boa ideia, pois acarreta perda de produtividade. Um procrastinador nunca é bem visto pelo empregador.
Não saber dizer não: às vezes o auxiliar administrativo está cheio de tarefas e alguém lhe pede ajuda. Se for algo urgente mesmo, ele deve ver o que pode adiar por algum tempo, caso contrário, há que saber dizer não e não comprometer a sua rotina de atividades;
Ausência de foco e falta de concentração.
b) Os contextuais:
Visitas inesperadas;
Interrupções (telefone que toca, conversas paralelas e outros);
Desorganização de terceiros (chefes, colegas ou clientes).
c) Outros:
Pausas demoradas para o café ou intervalos maiores que o determinado;
Perfeccionismo desnecessário;
Uso errado do e-mail, telefone ou internet para uso pessoal e entretenimento, desviando a atenção do trabalho.
Técnicas para administrar o tempo
Para resolver esses problemas com os desperdiçadores, é preciso dar uma atenção especial à administração do tempo, ter autogestão e disciplina. Veja algumas técnicas que o curso de auxiliar administrativo ensina, sobre como fazer uma gestão de tempo eficiente:
♦ Divida suas tarefas em três pontos:
Urgente: tudo que tem tempo já esgotado, quase esgotado ou muito curto. Se está nesse ponto é porque é algo que já deveria ter sido feito. Pode ser algo que tenha surgido de última hora ou algo que tenha sido procrastinado até chegar ao tempo limite.
Importante: tem um tempo hábil para ser feito, com data estipulada e pode ser feito com tranquilidade.
Circunstancial: é tudo que não é realmente necessário, pois não geram resultados. Essas tarefas costumam causar sensação de angústia e insatisfação. O que fazer com elas? Alocar em momentos que não façam diferença na rotina, que não atrapalhem o desenvolvimento das mais importantes.
♦ Liste suas tarefas
Ao fazer uma lista de tarefas, você consegue ter a dimensão de tudo que precisa ser feito. Não deixa de ser uma forma de organização, ajuda a identificar as prioridades e, se você usá-la como checklist, terá sempre uma boa sensação ao finalizar algo.
♦ Encontre maneiras diferentes de realizar as tarefas
Agir no modo automático pode se tornar cansativo e frustrante. Ao encontrar novas maneiras de realizar pelo menos algumas das tarefas, se sentirá mais motivado e com a sensação de dever cumprido. Testar novos métodos e inovar pode ser fundamental para o aumento da produtividade.
♦ Deixe as tarefas mais fáceis para o fim
Algumas atividades são mais complicadas e exigem mais esforço e disciplina. Acabe logo com elas, assim ao chegar nas mais fáceis "o pior" já terá passado.
♦ Divida grandes tarefas em tarefas menores
Pode ser tentador deixar uma tarefa muito grande para depois. Assim começa a procrastinação. Mas de você dividi-la em menores, pode fazer por etapas e quando se der conta, estará tudo pronto.
Outras técnicas você aprende em nosso Curso Online Administrando Melhor o Tempo, uma ferramenta exclusiva para quem quer gerenciar eficientemente o seu tempo disponível e nele adequar suas atividades diárias. É um excelente complemento ao curso de auxiliar administrativo e o conhecimento adquirido pode também ser utilizado para administrar o tempo na vida pessoal.
O follow up no trabalho do assistente administrativo
Este tópico do curso de auxiliar administrativo traz o "follow up", uma atividade muito comum em vários tipos de negócios. Follow up significa "fazer o acompanhamento" de algo. Ou seja, gerenciar tarefas previamente agendadas.
O método ajuda o assistente inclusive com a sua administração de tempo. Mas sua aplicação se estende a várias outras situações, como nos pós-venda, por exemplo, para fazer o acompanhamento da satisfação do cliente, o que pode resultar em vendas futuras.
Para que você tenha uma ideia, algumas vagas de anúncio são bem específicas: "Assistente de Follow Up". Transportadoras contratam profissionais para fazer o follow up de entregas. Quem atua no setor de compras faz o follow up de compras e assim por diante. Não é algo complicado, mas nem todos que se candidatam a uma vaga sabem do que se trata.
Sabe o que mais você vai estudar no Curso Online Assistente Administrativo? Técnicas de redação e escrita, habilidades de suma importância para esse profissional.
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Aprimorando a redação e escrita: tudo que o assistente administrativo precisa saber
O assistente administrativo tem entre suas atribuições a de redigir atas, comunicados, responder e enviar e-mails e correspondências diversas. Portanto, uma de suas habilidades essenciais é que tenha uma boa escrita.
É bom ter em mente que a escrita pode ser aperfeiçoada, nem todo mundo tem essa habilidade, mas existe uma saída. O Curso Online Assistente Administrativo traz várias dicas de como treinar e melhorar a redação, vamos compartilhar algumas aqui com você.
Dica 1: jamais subestime a leitura
Um bom escritor também é resultado de um bom leitor. Jamais deixe de lado a leitura, pois, mesmo que você seja ótimo na norma padrão da Língua Portuguesa, não significa que você consiga passar a mensagem, ou seja, comunicar. A bagagem de vocabulário e de argumentos convincentes é em grande parte adquirida por meio da leitura.
Dica 2: atualize-se
Há um vício de linguagem chamado "arcaísmo", que é o uso de vocábulos e expressões que caíram em desuso. Na correspondência comercial tem um exemplo clássico: "Venho/Vimos por meio desta". A comunicação moderna adota algo bem mais simples, como "Solicito/Solicitamos", "Informamos".
Dica 3: seja objetivo
Não escreva dois parágrafos se o que quiser comunicar pode ser dito em um. Um texto enxuto tem mais efeito do que parágrafos grandes e frases muito longas.
Dica 4: a linguagem ideal
O ideal é ter um equilíbrio entra a linguagem formal e coloquial, evitando o uso de jargões, gírias e expressões do dia a dia.
O portal tem cursos online com certificado que podem aprimorar todos os aspectos relacionados à escrita. Curso Online Técnicas de Redação e Curso Online Redação Oficial são exemplos.
Educamundo: os melhores cursos online do país
A vida atribulada nem sempre permite que as pessoas consigam concretizar seus planos de formação profissional. Mas o ensino a distância mudou esse cenário e hoje qualquer pessoa pode se qualificar na área que quiser, com total autonomia sobre o horário e o local de estudo.
A contribuição do Educamundo é disponibilizar mais de 1.200 cursos online com certificado para que qualquer interessado possa se qualificar e se preparar com excelência para o mercado de trabalho. Todos os cursos do portal compõem o Pacote Master, cujo acesso é permitido quando o aluno faz a sua matrícula.
Com um investimento de apenas {preco_matricula}, o cursista tem acesso ao pacote completo e pode fazer todos os cursos online que quiser durante o período de 1 ano.
Com uma interface amigável, o portal pode ser acessado de qualquer dispositivo móvel e computador. Não há desculpa para não estudar e se qualificar, está tudo a seu favor. Portanto, faça a sua inscrição e comece agora mesmo.
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