Novas carreiras e funções surgem com as mudanças da sociedade, você conhece alguma profissão que surgiu com essas mudanças?
A profissão de secretário executivo, por exemplo, é uma demanda atual, mas as atividades exercidas por esse profissional são bastante antigas.
Você sabe o que é um secretário executivo e o que esse profissional faz no dia a dia? Sabe também qual a diferença entre um secretário executivo e um secretário administrativo? E quanto ganha esse profissional?
Respondemos essas e outras perguntas a seguir!
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O que é secretariado executivo?
Secretário executivo é aquele profissional que auxilia diretamente o executivo de uma empresa ou organização.
Esse profissional pode atuar tanto como um colaborador da empresa, quanto um consultor (interno x externo). Seja qual for o regime de contratação, esse profissional vai intermediar diversas transações da empresa, sendo considerado como o “braço direito” do diretor da organização ou de um determinado setor.
Por se tratar de uma espécie de mediador entre o executivo e outros departamentos ou clientes, o secretário executivo é considerado um profissional que ocupa uma posição de alta confiança.
Para se tornar um secretário executivo, o caminho mais utilizado é o do curso superior na área. Geralmente, os secretários executivos entram na empresa ocupando outra posição e somente depois de um tempo ocupam a função para qual são formados.
Ter um curso na área é com certeza um grande diferencial, mas há secretários executivos que optam por outras áreas, sendo as mais comuns Administração e Direito.
Além da formação, uma das maiores exigências para o cargo é o domínio de mais de um idioma ou pelo menos do inglês. Isso porque, muitas reuniões ou demandas das empresas atualmente exigem tal conhecimento.
O que faz um secretário executivo?
Um secretário executivo, como o próprio nome sugere, é aquele profissional que assessora atividades executivas. Assim sendo, além das atividades administrativas, o secretário executivo é também responsável por grandes decisões.
Por ser uma profissão relativamente nova, a função de um secretário executivo é algo que sempre gera dúvidas.
Assim sendo, listamos as principais tarefas executadas pelo secretário executivo no dia a dia na empresa, sendo as principais:
Resolve situações adversas que envolve seus superiores ou o setor em que está inserido;
Acompanha contratos de compra e venda;
Acompanha a entrada e saída de recursos;
Levanta demandas da empresa, tanto materiais, quanto imateriais;
Recebe, cadastra e ajuda na análise de documentos;
Orienta equipe e distribui tarefas;
Recebe diretamente demandas, pedidos e solicitações dos clientes ou da própria empresa;
Organiza e participa de reuniões;
Elabora e controla cronogramas, principalmente de metas e objetivos;
Encaminha documentos em seu nome ou representando seus superiores;
Transmite demandas a seus superiores;
Acompanha o executivo em eventos e viagens;
Providencia documentação necessária para reuniões, viagens e etc.;
Formula requisições de compra;
Organiza e alimenta banco de dados da empresa;
Organiza documentos;
Organiza agenda;
Direciona informações.
Como você pode observar, ser secretário executivo é uma função com inúmeras atribuições, por isso, é de suma importância que o profissional mantenha a organização de seu tempo e também do setor em que está lotado.
Secretário executivo ou secretário administrativo?
Você já se perguntou qual a diferença entre secretário executivo e secretário administrativo? É provável que sim, não é mesmo?
A grande diferença entre o secretário executivo e o secretário administrativo é que este último não participa de decisões ou intermedia diálogos entre os diversos atores da organização.
Dito isso, o secretário executivo assessora o executivo de forma direta, participando de decisões, atendendo clientes e fornecedores e organizando as diversas demandas. Enquanto que o administrativo se restringe às funções administrativas, como organização de agenda, documentos assim como o atendimento ao público.
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Tipos de secretaria
Além do secretário executivo e administrativo, existem outros tipos de secretaria, sendo as mais comuns:
Secretaria financeira: é o local em que os profissionais acompanham de forma contínua as entradas e saídas da empresa. Em algumas organizações, a secretaria financeira é formada por conselhos, e os profissionais da área possuem outras atribuições dentro da prórpia empresa;
Secretaria jurídica: é na maioria das vezes administrada por advogados, os quais desempenham as funções administrativas que requerem conhecimento em direito, e também lidam com os processos judiciais. Diferente de uma consultoria em direito, a secretaria jurídica tende a desenvolver muitas pesquisas para buscar soluções internas;
Secretaria de escritório: é o local da empresa que faz todo o trabalho de escritório, pode ser composto por profissionais de diversas áreas. Outra atividade muito comum da secretaria de escritório é intermediar comunicações internas e externas.
Secretaria virtual: com o avanço da tecnologia e a difusão da internet as empresas têm criado secretarias virtuais, as quais são compostas por profissionais da comunicação e tecnologia, sendo comum que esses profissionais nem sempre trabalhem nos escritórios da organização. A área de atuação pode variar a depender da atividade que a empresa desenvolve.
Como pode ser observado, existem diversos tipos de secretaria. Em órgãos públicos por exemplo, há uma secretaria para cada setor da empresa.
Quanto ganha um secretário executivo?
A resposta pode variar em função de alguns fatores, como o porte da empresa, nível de formação e experiência na área. O valor médio é de R$3.000,00, sendo o menor valor encontrado R$2.000,00, mas em algumas regiões e empresas, o valor chega a mais de R$7.000,00.
A profissão é bem remunerada, além disso, outro aspecto positivo é que se trata de uma profissão em ascensão.
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