Se tem um profissional que é indispensável para qualquer empresa é o assistente administrativo. Conhecido também por auxiliar de escritório, esse cargo se faz necessário, pois presta suporte em toda a área de gestão, mantendo seu foco na administração financeira, nos processos operacionais e de logística. Sem ele, as empresas correm o risco de se perderem em diversos âmbitos como no controle de receitas e despesas e no gerenciamento das tarefas rotineiras, que são muito importantes como emissão de documentos, atualização de cadastro e atendimento a fornecedores e clientes.

É um trabalho de "formiguinha" e que garante a eficiência das organizações, por conta disso, é muito disputado no mercado de trabalho. Para se destacar diante dos concorrentes, é preciso buscar atualização sempre, e uma das melhores formas de fazer isso atualmente é através de cursos online. Essa modalidade de ensino tem crescido cada vez mais no Brasil e chamado a atenção dos empregadores por sua eficiência e aprofundamento nos temas abordados. Desta forma, apostar em cursos online com certificado está entre as opções mais seguras hoje em dia. Por que não investir neles? Aqui no Educamundo você encontra o Curso Online Assistente Administrativo / Escritório‍, ideal para qualificar estudantes e profissionais da área, além daqueles que visam ingressar nela futuramente.

Quer saber o que fazer para ser um auxiliar de escritório mais reconhecido pelas empresas? Elaboramos este artigo para lhe dar dicas precisas para atingir esse objetivo e ainda mostrar como cursos a distância podem ajudar com excelência. Acompanhe.

O que faz um Assistente Administrativo

Como falamos, o assistente administrativo tem papel fundamental no acompanhamento e controle das rotinas de trabalho das empresas e organizações. O teor de suas funções pode diferir de local para local, mas as principais cerceiam as atribuições de um secretário, auxiliando gestores e líderes na condução dos processos operacionais e na comunicação entre os demais setores da empresa, até mesmo no atendimento ao público externo – clientes, fornecedores e parceiros. Sua especialidade, vale saber, é a gestão administrativa. Por isso que esse profissional deve garantir conhecimentos, desde os básicos aos avançados, a respeito de tudo o que permeia a área de Administração. Um bom curso de assistente administrativo online pode ser uma alternativa bacana para você que precisa se aperfeiçoar e não tem tempo disponível para realizar um curso presencial, por exemplo.

Em cursos EAD você fica por dentro de todas as atividades praticadas pelos assistentes administrativos, bem como as características de cada uma. Conheça quais são elas:

• Receber e enviar correspondências e documentos.
• Controlar contas a pagar e receitas.
• Emitir notas fiscais.
• Elaborar relatório financeiro.
• Acompanhar trabalho de logística da empresa.
• Manter arquivos e cadastros de informações atualizados.
• Assessorar gerentes e líderes com questões práticas da rotina de trabalho.
• Organização de documentos
• Atendimento público via e-mail e telefone.

Deu para perceber que a rotina de um auxiliar de escritório exige conhecimentos práticos em diversas áreas, não é mesmo? Além da experiência, é preciso demonstrar que você tem ciência dos fundamentos de cada função e por que eles são importantes para o funcionamento da empresa onde atua. Por serem inúmeras atividades, o assistente deve ter em mente que precisará de muito dinamismo para trabalhar na área e ter sucesso, e ainda saber como interligar todas elas para oferecer um serviço completo. No segundo módulo de nosso curso de auxiliar administrativo você conhece tudo que cerca as rotinas práticas dessa profissão. De forma amplificada, é possível se tornar um expert em cada âmbito do ramo.

Demais linhas de atuação do assistente administrativo

Estudar mais para ser um assistente administrativo confere uma boa visão sobre todas as atribuições de gestão empresarial e pode abrir outras portas para carreiras de sucesso em vários departamentos ligados ao setor de Administração. Quem estuda ou já atua no ramo pode seguir linhas de atuação profissional específicas, dependendo do perfil e da estrutura da empresa para a qual trabalha ou for ser contratado. Confira alguns exemplos:

• Assistente de Compras: profissional responsável por prestar apoio em tarefas operacionais da área de compras, como colocação de pedidos e preenchimento de relatórios. Pode vir a se tornar um especialista na área de negociação caso busque mais conhecimentos específicos. Uma dica que temos para você que se interessa pela área é o Curso Online Negociação em compras e vendas‍.

• Assistente Comercial: acompanha os pedidos de vendas, presta apoio no desenvolvimento de propostas comerciais e elabora relatórios sobre tendências de mercado, demanda e concorrentes. Também há cursos online que visam a qualificação de profissionais voltados para esse nicho como o Curso Online Representante Comercial‍.

• Assistente de Logística: atua com gestão de estoque, recebimento, armazenagem e expedição. Realiza inventários, emite nota fiscal eletrônica, elabora planilhas eletrônicas e atende cliente. Tal área é super abrangente e pode render ótimos frutos para qualquer profissional. Quer se especializar nela? O Curso Online Logistica Empresarial‍ pode lhe ajudar bastante.

• Assistente de Departamento Pessoal: pode trabalhar junto ou separado do setor de RH. Presta suporte no preparo e cálculo da folha de pagamento, rescisões, férias e recolhimento de contribuições. Realiza manutenção do cadastro de funcionários, controla benefícios e acompanha fluxo de ponto eletrônico. É um dos setores que mais oferecem oportunidades no mercado. O Curso Online Departamento Pessoal‍ pode ser uma boa para quem quer melhorar o currículo.

• Assistente de Atendimento: atua com atendimento ao cliente, acompanha junto ao fornecedor a posição dos pedidos e solicitações dos clientes. Comunica e negocia com os clientes. Quem tem habilidades de comunicação e de relacionamento interpessoal bem afloradas vão se dar bem nessa área. Se este é o seu caso, busque além de cursos a distância sobre auxiliar de escritório, algum que tenha a ver com esse campo, como o Curso Online Qualidade no Atendimento ao Cliente‍.

E então, é ou não é abrangente essa área de atuação? Você só precisa focar em qual setor quer se direcionar para que suas qualificações tenham mais representatividade no currículo. As empresas valorizam bastante os estudantes e profissionais que demonstram determinação e sabem exatamente aquilo que querem. Por conta disso, tenha em mente quais os cursos online com certificado que deseja fazer para impressionar na próxima entrevista de emprego. 

Perfil profissional exigido pelas empresas

Como todo cargo, o de assistente administrativo requer um determinado perfil profissional daqueles que desejam atuar nele. Habilidades, conhecimentos específicos e know-how são imprescindíveis para não ficar estagnado em um nível só – afinal, essa profissão oferece a oportunidade de crescimento em três graus: I, II e III. Ao Jornal Estado de Minas, Amir El-Kouba, professor de gestão de pessoas em MBA da Fundação Getulio Vargas, diz que qualquer profissional “tem de ir além da qualidade e do comprometimento com seu processo de trabalho, percebendo a interdependência entre as suas atividades e a de outros profissionais e processos dentro da organização, com efetivo impacto no negócio".

À mesma publicação, Rúbria Coutinho, consultora em recursos humanos, afirma que “a competência e o conhecimento técnico consistente continuarão valorizados, é preciso ser cada vez melhor e diferenciado na área específica de atuação. O que muda e expande é o rol de competências que se somam às especialidades. Ter visão e atuação sistêmica, olhando o contexto de forma integral e capacitando-se para atividades que se complementam. Trata-se de um profissional mais completo, com uma visão generalista, mas ancorado na sua especialidade para gerar valor”. 

Para te ajudar a atingir essas metas, então, selecionamos as principais competências que você deve aprimorar ou desenvolver para se destacar nos processos seletivos. Veja só:

Conhecimentos em informática

Saber lidar com tecnologia, sobretudo com a informática é um quesito importante do trabalho de um assistente administrativo. Com certeza, entre as funções básicas estarão a redação ou edição de arquivos em softwares do Pacote Office, como Word e Excel. Além deles, dependendo das necessidades específicas da empresa, o profissional terá que aprender rapidamente com aplicativos de fornecedores, fazer pesquisas e/ou realizar compras pela internet. Portanto, a busca por aprendizados em programas de computador e o ganho de autonomia para trabalhar na web são extremamente essenciais.

Organização e proatividade

Vamos combinar que essas duas qualidades são fundamentais para qualquer profissional, sendo assim, para a carreira de auxiliar de escritório esses requisitos não poderiam ficar de fora. Ainda mais por que toda a rotina administrativa que esse funcionário exercerá só acontecerá com sucesso se houver muita organização. Caso você seja uma pessoa não muito organizada, comece já a rever suas competências em relação a isso. São muitas funções para se responsabilizar, sendo que a maioria delas serve como base para a realização de outras atividades – de seus chefes inclusive. Cursos a distância também podem ajudar você nesse sentido. O Curso Online Administrando Melhor o Tempo‍, por exemplo, é uma boa ideia para aprender a realizar todas as atividades propostas dentro do tempo hábil.

Quanto à proatividade, você deve estar ciente de que seus superiores vão te valorizar ainda mais se demonstrar que tem interesse pela resolução de problemas, por exemplo, pela busca por soluções rápidas, inovadoras e que ajudem a otimizar a rotina de trabalho.

Facilidade para relações interpessoais

Quem trabalha na área administrativa precisa conviver diariamente com diferentes tipos de pessoa. É muito comum esse profissional precisar atender às demandas da chefia máxima de uma empresa e precisar organizar o cronograma de horários dos funcionários da limpeza, para citar um exemplo. Portanto, serão muitos perfis para se envolver, sendo que deve haver uma facilidade de relacionamento interpessoal incrível. Uma dica é que ele tenha a postura profissional desejada para tratar sobre os mais variados assuntos, mesmo diante de desafios comuns da área. Fora isso, será preciso mostrar educação (que não é nem preciso dizer que é indispensável para qualquer um), paciência, respeito e sempre priorizar a harmonia dentro do ambiente de trabalho. 

Se você precisa descobrir conceitos e práticas relacionados a essa área do conhecimento, saiba que há muito para ser aprendido em cursos EAD, como no Curso Online Relações Interpessoais na Empresa‍. Ele pode ser um ótimo complemento para o seu curso de auxiliar de escritorio, ajudando o seu currículo a ficar ainda mais interessante.

Domínio de matemática e português

O conhecimento em matemática é muito importante para os auxiliares administrativos, pois eles precisarão, muitas vezes, tomar frente do setor de compras, negociação com fornecedores, elaboração de relatórios de resultados mensais e/ou anuais, entre outras atividades que envolvam números e contas. Para esse tipo de função, nós indicamos o Curso Online Matemática Financeira‍, que vai evidenciar os pontos do principal tipo de matemática utilizado na área administrativa. Já o domínio da língua portuguesa se faz primordial para você conseguir redigir textos, e-mails, atas, recados, entre outros, para quem quer que seja. Acontece sempre também do chefe pedir que o auxiliar redija certos documentos ou até mensagens em nome dele. Portanto, para não fazer feio e garantir seu lugar ao sol, busque se aprimorar na língua pátria. 

Não podemos nos esquecer também do inglês, que é a língua estrangeira mais requisitada pelas empresas hoje em dia. Concomitante com o curso de auxiliar administrativo que você fizer, faça também um bom Curso Online Inglês Básico‍ para conhecer os princípios essenciais do idioma e se dar bem nos processos de seleção.

Conhecer bem a empresa

Essa é uma dica das boas, anote. Ao ser chamado para uma entrevista de emprego, pesquise bem sobre a empresa. Logo de cara você já vai demonstrar total interesse pela vaga e os recrutadores vão perceber isso da melhor forma possível. Quando você for contratado (ou caso você trabalhe em alguma instituição), preste atenção em cada setor, quais as funções eles exercem, os processos necessários para fazer a empresa dar certo, os cargos, a missão e metas da organização, entre outras informações pertinentes. Estar por dentro de tudo isso fará com que você exerça as suas atividades com muito mais excelência, por menores ou mais rápidas que sejam.

Mercado de Trabalho

Uma boa notícia para quem quer entrar de cabeça nessa área de atuação é que o mercado de trabalho para assistentes administrativos é favorável em todos os setores da economia. Isso se deve ao fato de que estes profissionais são essenciais a qualquer tipo de negócio, desde as lojas de varejo, até escolas, hospitais e grandes indústrias. É um setor muito amplo e que gera muitos empregos por todo o Brasil mesmo em tempos de crise. Se você quer se tornar um profissional pronto para o mercado, primeiramente, ingresse em um curso de auxiliar de escritório. Depois, capacite-se em cursos EAD que complementem a sua formação, a partir daí, busque oportunidades em locais como estes:

• Empresas privadas do ramo comercial, industrial e de serviços.
• Empresas e instituições públicas.
• Organizações sem fins lucrativos.
• Instituições de ensino.

Sim, pessoal, as instituições públicas também abrem vagas para auxiliar administrativo por meio de concursos públicos, sendo uma excelente chance para quem quer um emprego estável. Nesse caso, o certificado do Curso Online Assistente Administrativo / Escritório pode ajudar você a somar pontos na prova de títulos do certame a ser prestado, aumentando ainda mais as possibilidades de se tornar um servidor público. Sendo assim, não só o curso assistente administrativo online pode ser bom para o seu objetivo, mas outros cursos online com certificado do Educamundo também. Vale a pena investir.

Busque conhecimentos em cursos online para se destacar agora

O curso assistente administrativo online surgiu para agregar à vida profissional e acadêmica de quem visa sucesso na carreira. Por ser uma área ampla e que tem uma alta concorrência, o aprendizado prático e dinâmico em um curso de auxiliar administrativo feito a distância pode contribuir para a rapidez do processo, ajudando assim, a garantir resultados mais eficientes. Aproveite para conhecer conceitos, práticas e pesquisas embasadas sobre esse setor supervalorizado no Brasil. Inscreva-se agora e realize o Curso Online Assistente Administrativo / Escritório e as centenas de cursos online disponibilizados pelo Educamundo investindo apenas R$69,90. Existem várias capacitações sobre o ramo de administração para você adicionar a sua formação.

Tem alguma dúvida ou sugestão sobre nosso curso de auxiliar de escritório? Faça um comentário abaixo que nós responderemos em breve. Ah, e não deixe de compartilhar este texto para seus amigos. Até uma próxima!