É uma ferramenta organizacional online para gerenciamento de projetos em que o usuário pode anexar informações em quadros. É possível criar e organizar quantos quadros desejar, inserir datas, etiquetas, criar checklist, compartilhar com terceiros, fazer marcações e muito mais.
Você precisa estudar, está fazendo cursos online e tem tantas coisas para fazer que acaba se complicando para se organizar e otimizar seus estudos? Então passou da hora de usar o Trello.
É verdade que com a tecnologia podemos nos distrair muito mais fácil. Isso ainda é mais comum de acontecer quando vamos estudar um curso online, já que todo o material está na internet. Além das redes sociais e sites que acessamos diariamente, muitas outras coisas podem nos distrair e se não formos organizados as chances disso acontecer só aumentam. Contudo, você também consegue usar a mesma tecnologia que tiraria seu foco para te ajudar a concentrar, ter noções básicas de cumprimento de tarefas, ou seja, encontrar uma forma de otimizar seus estudos. Uma ferramenta que te ajuda nessa missão é o Trello e se não a conhece vamos destrinchá-la para você. Assim conseguirá perceber como ela é uma aliada na hora de começar a estudar por conta própria.
O Trello é um sistema de quadros virtuais para organização e gerenciamento de tarefas que segue o método Kanban. "Kanban" é um termo de origem japonesa, que significa “cartão” ou “sinalização”. É um conceito relacionado com a utilização de cartões (post-it e outros) para indicar o andamento dos fluxos de produção, principalmente em empresas de fabricação em série.
Criado em 2011, o Trello conta hoje com quase 5 milhões de usuários. São diversas pessoas que encontraram nele uma forma de fugir do caos que acabamos criando quando temos muitas coisas para fazer. Para você faz cursos online, ele é um grande facilitador no momento de colocar seus estudos em dia. Para entender como essa ferramenta funciona, tenha em mente os três conceitos básicos que ela traz e que são seu maior trunfo: quadros, listas e cartões.
Enquanto lê nosso texto, faça uma conta no Trello, abra-o e siga os passos que vamos ensinar durante o artigo. Ao final do artigo, você pode comparar com o quadro que criamos para você, ver se fez tudo corretamente e então partir para aplicá-lo na sua rotina de estudos.
Quadros do Trello
Um quadro é o equivalente a um projeto. Para que você consiga compreender sem dificuldades, vamos usar como exemplo um Curso Online de Inglês Básico. O curso em questão apresenta oito módulos. O quadro do Trello que você criará é um que tem como nome “Inglês Básico”. Pronto, seu primeiro projeto já está criado. A partir de agora é que começa a verdadeira magia do Trello: as listas e os cartões – e todas as coisas surpreendentes que você pode fazer com eles.
Listas do Trello
Após a criação do quadro, as listas são o primeiro contato com a organização que você terá com essa ferramenta. Analise bem como é a estrutura do seu curso online e comece a pensar o que poderia ser uma lista dentro dos tópicos que você precisa estudar. Faça isso com atenção, pense bem o que cada uma daquelas listam significam para que todas elas possam comportar sem problemas os cartões.
Cartões do Trello
Os cartões significam tarefas e ideias. Eles são a unidade fundamental de um quadro. Para que essas ideias não fiquem soltas é que existem as listas (já explicadas anteriormente). Depois de ter criado as oito listas que representam os módulos do curso online de Inglês Básico que estamos usando como exemplo, você criará agora um cartão para cada trabalho que deve ser feito dentro daquela lista.
Suponhamos que no Módulo 1 você terá contato com quatro ensinamentos. Cada tópico desse módulo se transforma em um cartão dentro da lista em questão. Nesse instante você já começa a perceber a maneira orgânica como o Trello te ajuda a organizar aquilo que você precisa fazer.
É como se cada cartão fosse um post-it que você utilizaria na vida real. A diferença é que aqui é tudo online e você não ocupa espaço físico. Essa facilidade é ainda mais presente para você que faz cursos online, já que a ferramenta está a uma aba de distância do site em que você estuda. Isso permite muito mais rapidez e otimização no momento de organizar o que é necessário fazer, o que já foi feito, entre outros. Deixe sempre o Trello aberto, e assim que terminar de concluir uma tarefa, modifique os cartões, arrastando-os de uma lista para a outra e/ou alterando informações contidas neles.
Para que tudo fique sob controle, cada cartão ainda possui funcionalidades que podem ser usadas por você. Confira logo a seguir.
- Descrição
Como o nome diz, é possível colocar uma descrição no cartão que você criar. Pode parecer redundante, mas é importante colocar um breve texto – um linha já basta – explicando sobre o que é aquele cartão. Quando começar a usar o Trello, você criará mais e mais cartões, então escrever sobre a funcionalidade de cada um irá te ajudar. Além disso, se você faz muitos cursos à distância terá vários quadros e diversos cartões, então é sempre bom deixar tudo bem explicado para você mesmo. Fique ciente que tudo o que for escrito no cartão pode ser formatado usando o Markdown , uma linguagem bem simples.
- -Seção “Adicionar”
No canto direito de cada cartão há uma seção chamada “Adicionar”. Ela permite que você inclua membros, etiquetas, checklists, data de entrega e anexo.
- Adicionar membros
Caso esteja trabalhando em um projeto com várias pessoas, você pode adicioná-las aos seus cartões. No nosso caso, como estamos usando o Trello para estudar um curso ead sozinho, essa opção não nos vale muito por ora. Contudo, explore-a para quando for usar a ferramenta para outros fins.
- Adicionar etiquetas
Quando você clica nessa opção, são adicionadas tags que ajudam na filtragem das tarefas. Você pode etiquetar um cartão como “exercício” ou “textos”, por exemplo, que ao procurar por essa tag no Trello, a pesquisa te retornará o que você deseja.
- Adicionar checklist
Em uma tarefa pode haver várias subtarefas. Usando o checklist você desmembra um pouco mais e facilita a organização. Por exemplo, dentro do Módulo 1 há a Tarefa 2 e nela você precisa: ler os textos, ouvir as conversações e fazer um resumo. Cada uma dessas partes vira um item no checklist. Ao completar, você risca aquilo que está feito e vê o que precisa ser finalizado.
- Adicionar data de entrega
Essa funcionalidade é uma das que mais conquistam as pessoas. Quando você adiciona uma data de entrega, coloca um prazo para que aquela tarefa seja feita. O Trello não te deixa esquecer e envia e-mails/notificações para que você possa se lembrar de cumprir o que propôs. É a tecnologia trabalhando para te ajudar.
- Adicionar anexo
O Trello te permite adicionar os mais variados anexos em cada cartão. Como você já deve saber, quando estamos fazendo algum curso à distância, é sempre bom construir um resumo da matéria e, como o computador é sua ferramenta principal de trabalho, costumamos criar vários arquivos de texto. Com a funcionalidade de adicionar anexo, você pode incluir o arquivo dentro do seu cartão. Dessa forma ele estará disponível para você onde quer que for, basta apenas acessar a ferramenta. Os anexos podem ser carregados tanto diretamente do seu PC ou dispositivo móvel como dos serviços de nuvem, por exemplo, Dropbox e Google Drive. Uma conversão de espaços para que nada fique perdido.
Ações dos cartões
Você ainda pode fazer quatro ações com os cartões que criar: mover, copiar, assinar e arquivar. Veja a seguir como cada uma delas pode te ajudar na organização.
Mover cartão
Como cada cartão é uma tarefa, você pode movê-lo para outra lista, se assim desejar. Para você que está estudando, é interessante criar uma lista chamada “Concluído” para que os cartões possam ser movidos. Como temos oito módulos e cada um deles pode trazer tarefas específicas, crie uma lista chamada “Módulo 1 – Concluído” para cada módulo e coloque ao lado dos correspondentes. Assim que for terminando as tarefas, mova-as para esse quadro específico. Dessa forma você deixa bem claro visualmente que terminou de fazer o que se propôs. Não é obrigatório mover os cartões, mas essa atitude é boa para criar um senso de dever cumprido. É uma forma de contribuir para a animação em concluir os estudos.
Copiar cartão
Existe uma tarefa no Módulo 1 que é igual a uma que você terá no Módulo 3? Então apenas copie o cartão de um para o outro. Fazendo isso você otimiza seu tempo e não precisa se preocupar em fazer o mesmo movimento mais de uma vez. Além disso, você não está permitido apenas em copiar um cartão para uma lista do mesmo quadro, ou seja, também pode fazer isso entre quadros. O Trello é todo interligado e ao usá-lo cada vez mais, perceberá como a integração entre tudo o que coloca nele, seja os projetos ou as tarefas, é possível e intuitivo.
Assinar cartão
Você pode não fazer parte de um tarefa mas mesmo assim receber notificações de toda movimentação que acontecer dentro daquele cartão. Uma maneira interessante de usar essa funcionalidade é criar um cartão chamado “Dúvidas”. Convide alguém de sua confiança para seu quadro e peça-a para assinar esse cartão. Assim, sempre que você fizer algum comentário nele, a pessoa será notificada e poderá te ajudar naquele questionamento. Vocês podem então usar até mesmo o espaço do Trello para conversar ou abrir um canal paralelo para não interferir nos seus cartões. Contudo, lembre-se que isso deve ser feito somente em casos especiais e de forma esporádica. Não transforme isso em uma prática corriqueira. Fazer um curso online exige que você se comprometa com o auto-aprendizado.
Arquivar cartão
Se você não quiser mover um cartão para nenhuma lista, sempre há a opção de arquivar. Ela faz com que aquela tarefa desapareça e não ocupe mais espaço no seu quadro. Você ainda conseguirá acessar o cartão em “Itens Arquivados”. Se estiver em dúvida entre excluir e arquivar, escolha a última opção. Nunca se sabe se vamos precisar novamente de alguma informação contida naquele cartão durante nossos estudos.
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Trello móvel
Seus quadros, listas e cartões podem te acompanhar para qualquer lugar. O Trello também possui um aplicativo para Android e iOS. Com essa facilidade você consegue ficar a par de todas as tarefas onde quer que esteja. Além disso, o próprio app avisa no seu celular quaisquer notificações necessárias. Ou seja, não é preciso nem mesmo checar o e-mail para isso.
Algumas dicas para usar o Trello
O Trello é uma ferramenta incrível que pode te ajudar, mas para isso você deve pensar e estruturar muito bem como deseja usá-la para otimizar seu curso ead. O exemplo que demos de quadro durante este artigo não precisa ser seguido à risca, ele é mais uma maneira de orientar você em um primeiro contato com o Trello. Contudo, um movimento que é bom seguir é deixar tudo o mais simples possível.
Criação de time
Nada impede que seja criado um quadro chamado “Idiomas” para todos os cursos online de línguas estrangeiras que você fizer. Contudo, as listas dentro dele podem se bagunçar. O recomendado seria criar um quadro para cada linguagem que será estudada. Se sentir a necessidade de agrupá-los, você pode criar um time.
O time é uma funcionalidade dentro do Trello que permite agrupar quadros e membros. É como se você realmente montasse uma equipe para trabalhar naqueles projetos específicos. Entretanto, você pode criar um time somente com você. Isso serve para que a otimização dos seus estudos fique ainda melhor e mais inteligente. Se fizer mais de um curso ead em diversas áreas de conhecimento, crie um time para cada área. Dessa forma ficará muito mais fácil se organizar dentro do Trello.
Pense bem antes de adicionar membros
Ao usar o Trello com o objetivo de estudar um curso online por conta própria, não há necessidade de adicionar membros aos seus times, quadros ou cartões. Se acontecer de conhecer alguém que está fazendo o mesmo curso que você, separe seus quadros: um somente para os seus estudos e outro para os estudos compartilhados.
Misturar os dois não faz bem para sua produtividade, já que diversas informações cruzadas podem começar a acontecer. O Trello é uma ferramenta de organização, mas lembre-se: é você que a cria e transforma. Pode ser bem legal dividir um quadro com alguém, mas não deixe que seus estudos individuais sejam prejudicados. Crie também um projeto somente seu.
Abuse das datas de entrega
Uma das maiores vantagens do ensino à distância é que você sabe toda a carga horária dele. Assim, fica muito mais fácil dividir essas horas em cada tópico que será estudado. Você ainda pode somar com os minutos separados para estudar todo o material e dessa maneira terá um apanhado geral de quanto tempo total será investido no seu curso. Por isso, use e abuse das datas de entrega dos cartões do Trello.
Quando recebemos notificações de que precisamos encerrar uma tarefa, lembramos de nos dedicar mais tempo para ela. Primeiramente faça um cronograma das horas que você vai gastar para resolver as pendências de cada cartão. Após isso, seja inteligente e não marque a data de entrega para o último dia. Se deixar para ser notificado no último momento, pode acontecer de você não ter mais tempo de cumprir o que foi proposto.
Dica: crie um cartão chamado “Cronograma do Módulo 1” para ser inserido em cada lista. Anexe um cronograma ou utilize o checklist para saber o que você deve fazer. Pensando com consciência, você consegue fazer o Trello sempre trabalhar a seu favor.
Relembrando
- Como usar o trello? Para usar o Trello é preciso fazer o cadastro na plataforma ou realizar o login pelo Facebook ou conta do Gmail, a partir disso já é possível criar os quadros e inserir as informações. Aproveite as cores para facilitar a diferenciação das informações de forma rápida e visual.
- Como excluir quadros do trello? Para excluir um quadro no Trello clique em cima do quadro desejado, clique em arquivar na parte direita inferior, feito isso, aparecerá em vermelho a opção excluir, basta clicar e pronto, o quadro será excluído definitivamente da sua área/ferramenta.
- Como usar o trello para estudar? Nos estudos, o Trello pode ser usado como forma de organização (agenda de estudos), checklist (tópicos e matérias estudadas) registro de resumos e pontos importantes. Ao estudar em grupo, você poderá compartilhar os quadros e todos podem contribuir com dicas e resumos.
Depois de ler este artigo é hora de saber se o quadro que você criou enquanto lia o texto está da forma como deveria. Nós já tínhamos montado um quadro especialmente para você de presente: clique aqui para conferir se ficou do mesmo jeito. Caso não tenha ficado igual, não se preocupe, o Trello precisa de prática para que possa ser dominado. E tem mais, se desejar, basta copiar este quadro que criamos para você. De toda maneira, comece a utilizar essa ferramenta agora mesmo. Você vai perceber como ela é uma grande aliada para otimizar seus estudos.
Além de usar o Trello, leia também O Guia Definitivo de Como Otimizar Seus Estudos em Cursos Online. Ele tem dicas preciosas para você e vale a leitura.
Nos conte como foi sua experiência com o Trello. Ainda tem dúvidas? Podemos trocar ideias nos comentários.
